Vergaderingen van de oudervergadering, zowel op school als in de kleuterschool, moeten in notulen worden vastgelegd. Dit is een document dat is opgenomen in de nomenclatuur van voorschoolse zaken. Om de relevante documentatie te bewaren, wordt de secretaris van de oudervergadering geselecteerd. Opstarten en een speciaal notitieboekje met notulen van ouderschapsvergaderingen.
instructies:
Stap 1
De datum van het oudergesprek wordt vastgelegd in de notulen. Het aantal aanwezige ouders dient te worden vermeld. Indien bijvoorbeeld sprekers voor de vergadering worden uitgenodigd, worden ambtenaren, hun achternaam, voornamen en patroniemen en functie volledig en zonder afkortingen in de notulen opgenomen.
Stap 2
Noteer de agenda die tijdens de vergadering is besproken in de notulen van de oudervergadering. Dit wordt een soort vergaderplan. Daarna volgt een bespreking van de aan de orde gestelde vragen. Noteer eerst de aanbevelingen en suggesties van de ouders, opvoeders en andere uitgenodigde kleuterleidsters. Zorg ervoor dat u noteert wie het voorstel doet. Op de ouderbijeenkomst is er een gezamenlijk gesprek. Niemand mag een mening opdringen. Toespraken van leerkrachten, opvoeders, ouders en genodigden zijn bij de notulen van de oudervergadering gevoegd.
Stap 3
Na het horen van suggesties en aanbevelingen, wordt een besluit van de oudervergadering genomen. Voor elk besproken onderwerp wordt de beslissing afzonderlijk genomen. Het wordt aanvaard door te stemmen. De secretaris noteert het aantal voor- en tegenstemmers. Beslissingen moeten duidelijk en specifiek worden geformuleerd, met vermelding van de deadlines en verantwoordelijke personen. De notulen worden ondertekend door de voorzitter van de oudercommissie en de secretaris van de vergadering. Als aan het einde van de bijeenkomst een belangrijke beslissing wordt genomen, moeten alle ouders van de groep hiermee bekend zijn. Dit kan op twee manieren: door elk van de afwezige ouders persoonlijk op de hoogte te stellen, of door de beslissing van de vergadering in de hoek van de ouder te leggen. In ieder geval moet ieder van hen de beslissing van de oudervergadering ondertekenen.
Stap 4
Een notitieboekje met notulen van ouderschapsvergaderingen wordt gestart op het moment dat de groep wordt geworven en wordt bewaard tot het afstuderen. Het is pagina voor pagina genummerd, gestikt, verzegeld met de handtekening van het hoofd van de kleuterschool en het stempel van de kleuterschool. Het notitieboekje wordt bijgehouden door de leerkracht van de groep. De protocollen zijn genummerd vanaf het begin van het studiejaar. Informeer bij uw kleuterschool welke datum als de start van het schooljaar op uw kleuterschool wordt beschouwd.
